一提到行政二字，大家都會想到行政是公司的大管家，因為它的工作大部分都與員工息息相關。而如今又進入微利時代，企業省下的每一分錢都是利潤，利潤是企業賴以生存的生命線，因此對于財務人員來說，行政辦公費用管控不容小覷，每月應重點關注分析。結合實際工作，我理解的行政辦公費分析應關注的主要方向有：

? 注意分析的維度、類目

維度方面：按部門與預算比、與同期累計比；按公司與集團內標桿事業部比。

我們通過不同維度對行政辦公費用分析時，可謂橫看成林側成峰，遠近高低各不同。通過不同的維度對比找差劇、找亮點，從而找出改善的方向。

類目方面：企業性質不同，行政辦公費類目略有差異，但是主要都包括：辦公費、差旅費、會務費、招待費、水電費、郵電費、汽車費等，財務人員可以根據企業自身情況設置費用類二級科目及對應的成本中心、備注分類段等，以準確核算公司實際發生的行政辦公費，統一口徑，便于數據的抓取與匯總。

? 行政辦公費主要關注可控費用

針對可控費用分析，根據實際業務情況，分析顆粒度越細越好，因為過粗的話很多細節容易被掩蓋，很難發現實際情況。

比如差旅費我們可以按照部門本月發生的總的差旅費來分析，也可以按照按照出差的人次，按出差地點每人每次的發生費用額來計算。顯然后者更細，更能看出同一地點不同時期平均每人出差費用的高低。

? 行政辦公費用分析需要透過現象看本質

單純看數據高低可能并不能說明太多的問題，但是數據背后潛藏的管理問題卻不容小覷。以郵電費為例，財務審核發現近幾月郵電費居高不下，暴露出的管理漏洞可能有以下幾個方面：

a.公司未根據業務情況統一指定郵寄服務商，未實施月結，郵寄由員工自主選擇郵寄商，應取得增值稅專用發票而因為單個結付金額小未獲取，然后自行墊付報銷，導致稅金損失，隱形管理成本增加（本來郵寄費應由人事統一審核后每月統一結算一次，若按部門按人來分次報銷，業務人員花時間寫報銷再到管理層審核，最后再到財務審核付款，流程上每個節點對應的每個人工作量將同步成倍增加）

b.公司未倡導淸政廉潔的工作作風，部份員工存在寄送私人物品到公司報銷的情況。

c.財務報銷審核不嚴格，明顯的問題發現不了，未及時暴露問題督導業務持續改善。

? 行政費用分析多關注制度、流程是否完善

費用分析并非等所有數據岀來之后再去找問題，財務人員日常應該主動到業務現場，參與費用事前控制，從源頭降低行政辦公費。

比如關于如何降低企業差旅費，財務協同人事首先應該出具《出差管理制度》，明確出差流程、機票車票定制方案、食宿交通費報銷標準、貝體執行細則等。其次部門主管應對出差人員的出差申請進行嚴格審核，注意委派合適且能解決問題的人出差，減少無關人員出差。最后人事應定期組織＂節約活動＂，篩選出“企業節約小衛士”，倡導節約文化。這樣員工在出行時自然會選擇最優且經濟節約的方案出行，主動降低差旅費。

通過行政辦公費的分析，我們不難發現節能降費不只是財務部門財務人員的責任，而是應該動員全員參與，倡導節約文化（比如從節約用水用電用紙開始），讓每位員工都主動將對時間和資源的浪費降低到最低限度，這樣企業才能從源頭降低行政辦公費，財務人員才能實現通過數據分析到企業管理的聯動改善，提升企業經濟效益。

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通過CFDA課程的學習，企事業單位的財務人員和管理人員能夠通過科學的指標體系和分析方法，結合企業財務數據，構建數據模型，對公司整體經營狀況進行評估，向管理層和業務部門提供財務建議和決策支持，從而優化資源配置和提升企業核心競爭力。