二、管理報告的編制與展現

優質的管理報告應具備如下特征：

-決策支持程度：能夠支持定期的經營分析（月度、季度、年度），在KPI之外還有合理的分析維度，可以從不同角度為不同職能、層級責任主體的管理者解剖同一項指標。

-與KPI的匹配性和結合程度：內容涵蓋所有財務與關鍵運營類KPI，報告的頻率與相應KPI的考核頻率相一致，指標的維度與考核責任主體相匹配。

-易讀程度：報表表現形式直觀，可視性強，文字與圖表并用，使用通用商業語言，避免不通用的專業術語和計算復雜的指標。

-編制效率：報告可及時滿足績效指標考核與管理需求，平衡考慮數據獲取的成本和編制效率。

-數據有效性：報表的項目定義規范，明確數據獲取口徑，利用信息系統自動獲取信息，標準化計算或調整原則。

1、分析技術在報表編制中的應用

首先，在財務分析中最常用的是對比分析。

最常用的標準是上期與上年同期，即統計分析中的同比與環比。

但如果與管理者的期望值相比，還需要選擇預算或預測作為另一個比較標準。

在按月度編報的報表中，有些指標一個月份的成果或許因例外事件或季節因素的影響，所以在財務分析的對比分析中常同時展現本期（period-to-date，PTD）與本年累計（year-to-date，YTD）兩列數字，預算數字也分本期與本年累計兩列數字。

以利潤中心管理利潤表的結構為例，下表是展現其完整的月度管理利潤表的示例：

在采用「與預算年度掛鉤的逐月滾動預測」法的企業，管理報告中凡是需要展現分析全年趨勢的指標都會采用「年度內實際+預測」的數字。

例如，下圖展示了2013年毛利率這一指標的全年趨勢，其中1月至8月是實際值（以黑色折線表示），9月至12月是在9月初更新的滾動預測值，而1月至12月的灰色虛線折線則表示年初的預算值。

這樣的比較更能體現該指標業績表現的「最新」標桿（即全年實際+預測）偏離年初預算的程度。

通過對比分析技術，還可以為關鍵業績指標制定「預警線」并在管理報告中直觀體現出來。

具體做法是為某指標設置標準值以及標準值上（下）浮動X%的可容忍區間。

在管理報表中可以用業績計分卡的方式以不同灰度標識區分高度預警、中度預警和正常，并且為不同顏色賦予不同的業績評分。

下表是一個業績計分卡的示例：

在單項分析模塊（收入、成本、費用等單項）或專題類分析報表的編制中，結構分析是常用的分析技術。

例如編制人工費用專題分析報告時，可以分費用類別、職能體系、員工級別幾個維度分別計算其占總人工費用的比例，并用餅狀圖展現，如下圖所示：

2、用電子表格設計管理報表編制模板的技巧

-由粗到細地設計，越詳細的信息越應出現在單項分析模塊里。

-注意「主表」與單項分析模塊之間的數據鏈接和集成關系。

-專題類分析應獨立于單項分析模塊單獨設計表格編制，例如費用單項分析模塊里包含人工費用和促銷費用，人工費用和促銷費用是兩個單獨的專題類分析。

單項分析模塊的總額（如收入總計、成本總計）是鏈接至主表的數據源，但專題類分析表格的總額只是單項模塊的一部分，與主表沒有關系。

-不要將供查詢或引用的數據源與輸入計算區域疊加展示在一張工作表里。

3、管理報告的展現和匯報演示

管理報表的編制計算表格是不應展現給閱讀者的，財務分析師呈現給閱讀者的是對計算結果的解讀。

完善的管理報告除了有編制模板還應有一套匯報用模板，這類模板常以PPT形式呈現，匯報演示材料的內容以圖與文為主，表格為輔，并且表格的內容應高度精練，僅對圖形起到數字支持的作用。

匯報演示材料也應濃縮簡潔，越是高級的管理者越沒有時間閱讀長篇大論和大量旁枝末節的數據，演示材料里應該只展示最核心的信息，因此財務分析師應將每一個項目的匯報內容盡量濃縮在一頁展示。

下圖以一個汽車制造工廠經營分析匯報的例子做說明：

一份好的PPT幻燈片文檔，原則上每一頁都應有概括句。

概括句的作用是，閱讀者即使不看或沒看懂這四個象限的圖表的含義，也能從概括句中了解報告編制者想要表達的意思。

上面這張四分象限圖和一百字左右的文字摘要都簡潔清楚地向管理者陳述了兩件事情：產品成本這項的業績怎么樣，為什么會這樣。

財務分析師最好常用「換位思考」的思維，多問自己——如果我是閱讀者，并且對這個報告產出的過程方法一無所知，那么什么樣的版式、何種圖文搭配、什么樣的字體和顏色最醒目，最能讓我對這項指標的業績成果一目了然？

4、管理報告匯報演示材料的結構

由于管理報告的匯報演示材料是PPT，所以需要具備敘事邏輯和文檔結構。

比較好的方法仍然是采用「建筑式」的思維，先搭建報告的骨架，即先起草目錄以及每張幻燈頁的標題。

由于經營分析會議時間有限，因此管理報告應分為兩部分。

第一部分是在會上展現并向與會者陳述的內容，主要是公司層面關鍵業績指標的整體概覽，例如收入、毛利、利潤等。

第二部分是會后抄送各部門經理進行深入分析并采取改進行動的，主要是單項與專題分析的詳細報告，例如分不同維度的收入、毛利、費用分析。

第一部分可以根據利潤表、資產負債表、現金流量表三張主表的關鍵業績指標依次展開。

以連鎖零售集團為例：

在整體收益這一節，第一頁沒有展現完整利潤表結構，而是只展現了這幾個利潤表的關鍵指標。

財務分析師對營業收入、綜合貢獻、費用、凈利潤這四項利潤表指標都采用了先展示指標業績概覽，再展示差異比較，最后展示全面趨勢這「三步式」的結構和順序，每一步用一頁。

（1）本期業績概覽：

（2）差異比較（對比分析）：

（3）年度內趨勢展望（趨勢分析）

PPT幻燈片是為了會場陳述與演講準備的，除了具備一個有邏輯條理的故事情節以外，還需要現場陳述者有能力用語言駕馭聽眾閱讀每張幻燈頁過程中的注意力和問答互動。

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